Functieomschrijving

Als secretaresse ben je het eerste aanspreekpunt voor de communicatie van de directeur en de waarnemend Rijksvertegenwoordiger. Je werkt in een ambtelijke en politiek dynamische omgeving. Je dagelijkse werkzaamheden bestaat uit mailbox- en complex agendabeheer. Je hebt een uitdagend en afwisselend takenpakket en geen dag is hetzelfde. Je ontzorgt deze functionarissen in alles wat aan secretariële zaken voorbij komt. Je bent flexibel en in staat om de werkzaamheden in belangrijke mate van zelfstandigheid en naar eigen inzicht uit te voeren. Met een flinke dosis energie en organisatietalent weet jij dingen efficiënt te regelen.

Functietaken

• Je beheert verschillende agenda’s en mailboxen en kan hierin goed prioriteren;
• Je boekt interne afspraken in en regelt complexe afspraken;
• Je ontvangt bezoekers en regelt verschillende facilitaire zaken;
• Je verzorgt vergaderagenda’s en stukken, legt verslag en bewaakt de uitvoering van actiepunten;
• Je stelt brieven en documenten op, en levert tot in de puntjes verzorgde presentaties en rapportages;
• Je draagt zorg voor beantwoording van  de meest uiteenlopende vragen. Je weet precies waar je de antwoorden vandaan kunt halen of waar je naar moet doorverwijzen;
• Je treedt op als aanspreekpunt en vraagbaak met betrekking tot administratieve en organisatorisch zaken;
• Je beheert het archief en diverse administratieve systemen en bestanden.

De organisatie

De directie RCN werkt samen met de diensthoofden aan het zo goed mogelijk laten functioneren van de verschillende RCN onderdelen. Een belangrijke ontwikkeling daarbij is meer samenwerking met de drie Openbare Lichamen op Bonaire, St. Eustatius en Saba en het gezamenlijke werken aan maatschappelijke opgaven. Daarnaast voert de directie RCN namens de Minister van BZK de werkgeversrol uit voor alle medewerkers van RCN. Vanuit die rol is hij verantwoordelijk voor het opstellen van arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid, het waarborgen van integriteit en het (verder) ontwikkelen van medezeggenschap.

De Rijksvertegenwoordiger is een bestuursorgaan van de Rijksoverheid en vormt de bestuurlijke schakel tussen het Rijk en de openbare lichamen. Een belangrijke taak van de Rijksvertegenwoordiger is het bevorderen van goed bestuur, de samenwerking tussen de openbare lichamen onderling en tussen het Rijk en de eilandsbesturen.  In geval van boven-eilandelijke rampen heeft de Rijksvertegenwoordiger een coördinerende rol.

Jouw competenties

• Klantgericht
• Voortgangscontrole
• Plannen en Organiseren
• Flexibel
• Organisatiesensitief
• Samenwerken
• Integer
• Zelfontwikkeling

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een mbo 4 diploma. Het liefst een diploma in een secretariële richting;
• 3-5 jaar ervaring als managementassistent, personal assistant of officemanager;
• Je bent vaardig in het gebruik van het MS-office pakket;
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (mondeling en schriftelijk);
• Je bewaart rust en overzicht, kunt goed prioriteren, en weet balans te bewaken;
• Communicatieve en organisatorische vaardigheden;
• Vaardig in het omgaan met vertrouwelijke en/of persoonlijke informatie;
• Prioriteiten kunnen stellen, overzicht behouden, plannen en organiseren.  

Wat bieden wij?

• Een aanstelling conform het Rechtspositiebesluit ambtenaren BES;
• Een marktconform salaris, in aanloopschaal 6 en functieschaal 7 van minimaal $ 1.819,- en maximaal $ 2.906,- per maand bij een werkweek van 36 uur. Inschaling op basis van kennis en ervaring;
• Vakantiegeld (8,33% van de bezoldiging);
• Een 13e maand (8,33% van de bezoldiging, met een minimumbedrag van $ 1.750,-- bruto);
• Een pensioenvoorziening ondergebracht bij Pensioenfonds Caribisch Nederland (PCN);
• 168 vakantie-uren bij een werkweek van 36 uur per week;
• Een tijdelijke aanstelling van een jaar, met uitzicht op een vaste aanstelling bij goed functioneren en een positief beoordelingsresultaat;
• Een verhuisregeling voor kandidaten die van buiten het eiland reageren.